Billinski

Billinski · Hilfe

Hilfe und häufige Fragen

Wie Billinski arbeitet, Schritt für Schritt. Fehlt eine Antwort: [email protected].

Geht auch B2B?

Ja, das ist der Kern. Geschäftskunden werden anders behandelt als Verbraucher, und zwar so:

  1. Erkennen. Ein Kunde gilt als Geschäftskunde, wenn er in Shopify das Tag b2b trägt, eine Firma in der Adresse hat oder du ihn im Billinski-Admin unter Kunden als Geschäftskunde markierst. Dort hinterlegst du auch USt-IdNr., Zahlungsziel, Käuferreferenz und DATEV-Debitorenkonto.
  2. USt-IdNr. prüfen. Billinski prüft die USt-IdNr. über VIES (die EU-Datenbank) und speichert das Ergebnis mit Zeitstempel. Nur eine geprüfte, zum Kunden passende Nummer schaltet die steuerfreie Behandlung frei.
  3. Steuerbehandlung. Lieferung nach Deutschland: 19 %. Lieferung in ein anderes EU-Land an einen Kunden mit geprüfter USt-IdNr.: steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (0 %, mit dem Pflichthinweis auf der Rechnung). EU-Land ohne USt-IdNr.: 19 % oder, wenn du im One-Stop-Shop registriert bist, der Steuersatz des Ziellandes. Außerhalb der EU: steuerfreie Ausfuhr. Billinski rechnet nicht selbst, sondern prüft, dass Shopify genau diesen Satz berechnet hat (siehe Konsistenzprüfung).
  4. Rechnung manuell oder automatisch. Standardmäßig bekommen Geschäftskunden die Rechnung erst nach deiner Freigabe: Der Versand wird verbucht, die Bestellung steht unter Zu fakturieren (B2B), du wählst Mengen, Lieferdatum, Zahlungsziel oder Fälligkeit, den Zahlungstext, ob bereits bezahlt, die Käuferreferenz und einen Hinweis. Wer das nicht braucht, schaltet unter Einstellungen → Rechnungsstellung auf automatisch.
  5. Rechnungskauf. Bei Zahlungsziel steht auf der Rechnung der offene Betrag, die Fälligkeit und deine Bankverbindung; die E-Rechnung trägt die Käuferreferenz (BT-10) und die USt-IdNr. des Kunden. Eine offene B2B-Rechnung kannst du im Admin auch manuell gutschreiben; bezahlte Rechnungen werden nur über eine Shopify-Erstattung gutgeschrieben, damit Geld, Lager und Beleg zusammenpassen.
  6. Versand der Rechnung. Manuell erstellte Rechnungen werden nicht automatisch verschickt, es sei denn, du stellst das ein. Du schickst sie von der Rechnungsseite aus, auch an eine andere Adresse (zum Beispiel die Buchhaltung des Kunden).

Was Billinski heute nicht macht: Mahnwesen und Zahlungsabgleich für Rechnungskauf. Dafür bleibt dein Buchhaltungssystem zuständig; der DATEV-Export liefert die offenen Posten.

Wann entsteht die Rechnung?

Beim Versand. Sobald Shopify ein Fulfillment meldet, erstellt Billinski genau eine Rechnung über die versendeten Positionen; die Versandkosten stehen auf der ersten Rechnung einer Bestellung. Teillieferungen ergeben mehrere Rechnungen. Das Lieferdatum ist das Versanddatum, so wie es das Umsatzsteuerrecht verlangt.

Wer lieber bei Zahlung fakturiert (zum Beispiel digitale Produkte oder Vorkasse mit langer Lieferzeit), stellt unter Einstellungen → Rechnungsstellung auf „bei Zahlung“: Dann wird die ganze bezahlte Bestellung einmal fakturiert, mit Hinweis auf der Rechnung. Eine Rechnung vor dem Versand lässt sich außerdem jederzeit von Hand aus der Bestellung erstellen.

Doppelte Webhooks, Wiederholungen oder Abstürze erzeugen keine zweite Rechnung: Jede Fulfillment-ID ergibt höchstens eine Rechnung, jede Erstattungs-ID höchstens eine Gutschrift je Rechnung. Ein nächtlicher Abgleich holt nach, was verpasst wurde.

Erstattungen und Retouren

Eine Erstattung in Shopify erzeugt eine Gutschrift mit Bezug auf die Rechnung, über die erstatteten Positionen und nie mehr als fakturiert. Teilerstattungen sind möglich; die Summe aller Gutschriften einer Rechnung übersteigt nie deren Betrag. Ausgestellte Belege werden nie verändert oder gelöscht: Korrekturen sind immer neue Belege.

„Zu prüfen“: die Konsistenzprüfung

Billinski übernimmt die Beträge aus Shopify, so wie sie dem Kunden berechnet wurden, und prüft vor jeder automatischen Rechnung, ob Shopifys Steuerzeilen zur Steuerbehandlung passen. Stimmt etwas nicht (zum Beispiel 0 % Steuer für eine Lieferung nach Deutschland, weil in Shopify die Steuer für Deutschland nicht aktiv ist oder der Artikel als steuerfrei markiert wurde), wird die Bestellung geparkt statt falsch fakturiert. Im Admin steht der Grund; du korrigierst in Shopify und gibst die Bestellung erneut frei, oder du erstellst die Rechnung bewusst trotzdem (protokolliert).

Jedes Dokument wird außerdem gegen EN 16931 (die E-Rechnungs-Norm) und PDF/A-3 validiert. Nur valide Dokumente gehen automatisch an den Kunden.

E-Rechnung und ZUGFeRD

Jede Rechnung und Gutschrift ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML nach ZUGFeRD (Profil EN 16931). Das ist das hybride Format: Menschen lesen das PDF, Buchhaltungssysteme lesen die XML. Damit erfüllst du die E-Rechnungspflicht gegenüber Geschäftskunden, die ab 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle gilt. Reine XRechnung (ohne PDF) ist für Behördenkunden relevant und derzeit nicht enthalten.

Versand von meiner Domain

Du integrierst kein Mailsystem und gibst keine Passwörter heraus. Unter Einstellungen → E-Mail-Versand trägst du deine Absenderadresse ein (zum Beispiel [email protected]). Billinski legt die Domain beim Versanddienst an und zeigt dir zwei bis drei DNS-Einträge (DKIM und SPF). Die trägst du bei deinem Domain-Anbieter ein und lässt sie prüfen. Ab dann gehen Rechnungen von deiner Adresse.

Bis zur Freigabe gehen die Mails von einer Billinski-Adresse mit deinem Namen und Antwort an dich. Eine Kopie jeder Mail kann an dein Postfach gehen (BCC). Der Zustellstatus (gesendet, zugestellt, verzögert, abgewiesen, Beschwerde) steht am Beleg. Wer einen eigenen SMTP-Server nutzen muss, kann ihn im Business-Plan hinterlegen; das Passwort wird verschlüsselt gespeichert.

Wichtig: Die E-Mail ist nicht der Beleg. Der Beleg ist das PDF im Archiv; die Mail ist nur der Transport und darf wiederholt werden.

Archiv, GoBD, Betriebsprüfung

PDF, XML und ein Snapshot der Bestellung liegen mit SHA-256-Hash im Objektspeicher unter Aufbewahrungssperre (Object Lock) für die gesetzliche Frist. Die Datenbank verbietet das Ändern oder Löschen ausgestellter Belege technisch (Trigger). Jede Aktion steht im hash-verketteten Audit-Log, das bei jedem Export geprüft wird. Für den Prüfer gibt es die GoBD-Datenträgerüberlassung (CSV aller Belege mit Hashes, Audit-Log, PDFs und XMLs) und eine Verfahrensdokumentation als Vorlage, die du für deinen Betrieb ergänzt.

DATEV und Steuerberater

Unter Exporte erzeugst du pro Monat den DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit Belegbildern. Konten je Steuerfall (Inland, innergemeinschaftlich, Ausfuhr, OSS), Beraternummer, Mandantennummer, SKR 03 oder 04 und Wirtschaftsjahr stellst du einmal ein. Geschäftskunden können ein eigenes Debitorenkonto bekommen, alle anderen laufen über das Sammelkonto.

Shopify: Einstellungen und Metafelder

Mehrere Shops, mehrere Firmen

Ein Mandant ist eine Firma mit einem Shopify-Shop: eigene Firmendaten, Nummernkreise, Steuereinstellungen, Kunden, Belege, Archiv und Absender. Mehrere Shops sind mehrere Mandanten, auch innerhalb eines Logins. Verkäufer mit Sitz außerhalb Deutschlands unterstützen wir in der Beta noch nicht.

Datenschutz und Löschung

Hosting in Deutschland, Versand über einen Anbieter in der EU-Region, cookielose Statistik ohne personenbezogene Daten. Du schließt mit Billinski einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Auskunfts- und Löschersuchen deiner Kunden kommen über Shopify an: Billinski pseudonymisiert Stammdaten, Bestellkopien und Protokolle; ausgestellte Belege bleiben, weil die Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 14b UStG) der Löschung vorgeht. Deinstallierst du die App, bleibt alles erhalten; 48 Stunden später entfernt Billinski auf Shopifys Anforderung alles Personenbezogene außer den Belegen.

Preise, Kündigung, Beta

Abgerechnet wird nach Belegen (Rechnungen plus Gutschriften) pro Monat über das Shopify-Abo deines Shops, mit 14 Tagen Testphase. Kündigen heißt deinstallieren. Du bekommst den Vollexport; die Belege hält Billinski für die Aufbewahrungsfrist, optional als Archivtarif. In der Beta richten wir Händler persönlich ein und rechnen nach Vereinbarung ab. Preise und Pläne: Startseite, rechtliche Details: AGB.