Billinski · Ratgeber

E-Rechnung für Shopify-Händler: Was 2025, 2027 und 2028 gilt

Verkaufst du über Shopify auch an Unternehmen in Deutschland, wird die E-Rechnung für dich zur Pflicht. Hier steht, ab wann, für welche Rechnungen und was du in deinem Shop dafür brauchst.

Kurz gesagt

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus den Daten, ohne abzutippen. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Rechnung im Mailtext ist dagegen nur eine „sonstige Rechnung“, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.

In Deutschland gibt es zwei verbreitete Formate: XRechnung ist reines XML, ohne lesbare Ansicht. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind: Menschen lesen das PDF, Buchhaltungssysteme die XML.

Die Fristen

Bis Ende 2026 darfst du Geschäftskunden noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken; für eine PDF-Rechnung braucht es die Zustimmung des Empfängers. Wer 2026 nicht mehr als 800.000 € umsetzt, darf das noch bis Ende 2027.

Für wen gilt das nicht?

• Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher müssen keine E-Rechnungen sein. Für die meisten Shopify-Bestellungen ändert sich also nichts.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
• Kunden im Ausland: Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Lieferungen an Firmen in anderen EU-Ländern sind (noch) nicht erfasst.

Was heißt das für deinen Shopify-Shop?

Shopify verschickt Bestellbestätigungen, aber keine Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht und keine E-Rechnungen. Hast du Geschäftskunden, zum Beispiel Händler, Agenturen oder Firmen, die mit USt-IdNr. bestellen, brauchst du dafür eine App oder eine Buchhaltungssoftware, die aus der Bestellung eine E-Rechnung erzeugt.

Weil du im Shop nicht immer weißt, ob gerade ein Unternehmen oder eine Privatperson bestellt, ist es am einfachsten, jede Rechnung gleich als E-Rechnung auszustellen. Privatkunden stört das nicht, sie öffnen einfach das PDF.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide Formate erfüllen die Pflicht. Für Onlineshops ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl: Ein Dokument funktioniert für Privat- und Geschäftskunden, und es lässt sich wie gewohnt per Mail verschicken. Wichtig ist das Profil: MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Nimm ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (früher „Comfort“) oder höher. XRechnung brauchst du vor allem, wenn du an Behörden lieferst.

Checkliste für deinen Shop

1. Prüfe, ob du Geschäftskunden im Inland hast und wie hoch dein Vorjahresumsatz ist. Danach richtet sich, ob deine Frist 2027 oder 2028 ist.
2. Stelle sicher, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Eine Übersicht steht im Ratgeber Rechnungen in Shopify.
3. Wähle ein Format: ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung.
4. Lass jede E-Rechnung gegen die Norm prüfen, bevor sie rausgeht. Fehlerhafte XML-Daten fallen sonst erst beim Kunden auf.
5. Archiviere Rechnungen unveränderbar für acht Jahre, und zwar die XML-Datei, nicht nur das PDF.
6. Sprich mit deinem Steuerberater ab, wie die Rechnungen in die Buchhaltung kommen, zum Beispiel per DATEV-Export (Shopify und DATEV).

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.