Billinski · Ratgeber

Shopify und DATEV: Rechnungen an den Steuerberater übergeben

Die meisten Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV. Shopify exportiert Bestellungen als Tabelle, aber keine Buchungen. So kommen deine Rechnungen sauber in die Buchhaltung.

Warum ein eigener Export?

Dein Steuerberater braucht für jede Rechnung und jede Erstattung eine Buchung und den Beleg dazu. Eine Bestellliste aus Shopify enthält weder Rechnungsnummern noch Erlöskonten, und Teillieferungen, Erstattungen oder Firmenkunden aus dem EU-Ausland lassen sich daraus nur mühsam ableiten. Mit einem DATEV-Export importiert die Kanzlei Buchungen und Belege in einem Schritt.

Was im Export steckt

Ein Buchungsstapel im DATEV-Format (CSV-Datei „EXTF“), mit einer Buchung je Beleg und Steuersatz: Bruttobetrag, Soll oder Haben, Debitor, Erlöskonto, Belegdatum, Rechnungsnummer, Lieferdatum und bei EU-Firmenkunden die USt-IdNr.
Die Belege als PDF, benannt nach der Rechnungsnummer, damit die Kanzlei sie den Buchungen zuordnen kann.
Rechnungen und Korrekturbelege getrennt: Rechnungen im Soll, Erstattungen im Haben.

Was du mit deinem Steuerberater abstimmen musst

Beraternummer und Mandantennummer: Damit der Import im richtigen Mandanten landet.
Beginn des Wirtschaftsjahrs, meist der 1. Januar.
Kontenrahmen und Erlöskonten: zum Beispiel SKR03 oder SKR04, und welche Konten für Inland, steuerfreie EU-Lieferungen, Ausfuhren und OSS-Umsätze gelten.
Debitoren: Ein Sammeldebitor für Privatkunden ist üblich, Firmenkunden bekommen oft ein eigenes Debitorenkonto.
Rhythmus: monatlich oder quartalsweise, passend zu deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was nicht in den Rechnungsexport gehört

Zahlungen und Gebühren sind eigene Vorgänge: Auszahlungen von Shopify Payments, PayPal oder Klarna und deren Gebühren bucht die Kanzlei über die Kontoauszüge bzw. die Abrechnungen des Zahlungsanbieters. Auch deine Einkaufsrechnungen, etwa für Ware oder Shopify selbst, gehören nicht in den Export deiner Ausgangsrechnungen.

Ablauf im Monat

Prüfe, dass keine Bestellungen mehr auf eine Rechnung warten, zum Beispiel weil die Steuer aus Shopify nicht gepasst hat.
Erzeuge den Export für den abgelaufenen Monat.
Schick die ZIP-Datei an deine Kanzlei oder lade sie dort hoch, wo sie es vorgibt.
Bewahre die Belege selbst weiter auf; der Export ersetzt das Archiv nicht.

So macht es Billinski

Billinski erzeugt den DATEV-Buchungsstapel mit allen Rechnungen und Korrekturbelegen eines Zeitraums und legt die PDF-Belege dazu, als ZIP zum Herunterladen. Berater- und Mandantennummer, Erlöskonten und Debitoren stellst du einmal ein. Für eine Betriebsprüfung gibt es zusätzlich den GoBD-Export. Preise ansehen

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. DATEV ist eine Marke der DATEV eG; Billinski ist nicht mit DATEV verbunden.