Billinski · Ratgeber

Rechnungen in Shopify: Pflichtangaben, Nummern und Korrekturen

Die Bestellbestätigung von Shopify ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Was eine Rechnung enthalten muss, wie du sie nummerierst und was bei Teillieferungen und Erstattungen gilt.

Pflichtangaben einer Rechnung

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden,
• deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Artikel,
• den Zeitpunkt der Lieferung, also bei Onlineshops meist das Versanddatum,
• die Beträge netto, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Rabatte,
• den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder bei steuerfreien Lieferungen einen Hinweis auf die Befreiung.

Shopify kennt die meisten dieser Daten aus der Bestellung, schreibt sie aber nicht in dieser Form auf ein Dokument. Dafür brauchst du eine Rechnungs-App oder Buchhaltungssoftware.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, reicht eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung der Artikel, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden dürfen fehlen. Das hilft bei Bestellungen ohne Kundendaten, etwa an der Kasse. Darüber braucht die Rechnung die Anschrift des Kunden.

Rechnungsnummern

Jede Rechnungsnummer darf es nur einmal geben, und sie muss fortlaufend sein. Die Bestellnummern von Shopify (#1001, #1002 …) eignen sich dafür nicht: Nicht jede Bestellung wird zur Rechnung, eine Bestellung kann mehrere Rechnungen haben, und Korrekturbelege brauchen eigene Nummern. Bewährt hat sich ein eigener Nummernkreis je Jahr, zum Beispiel RE-2026-00001, und ein zweiter für Korrekturen.

Wann muss die Rechnung raus?

An Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung eine Rechnung ausstellen. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pflicht nach dem Umsatzsteuergesetz nicht, die meisten erwarten aber eine Rechnung. Praktisch ist eine feste Regel: Die Rechnung entsteht, sobald du versendest. Das Lieferdatum ist dann eindeutig, und bei Teillieferungen bekommt jede Sendung ihre eigene Rechnung über genau die versendeten Artikel. Bei digitalen Produkten oder langen Lieferzeiten bietet sich die Rechnung bei Zahlung an.

Erstattungen und Retouren

Eine ausgestellte Rechnung darfst du nicht mehr ändern oder löschen. Erstattest du einen Betrag, etwa nach einer Retoure, entsteht ein Korrekturbeleg mit eigener Nummer, der sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Im Alltag heißt er oft Gutschrift; steuerlich ist es eine Rechnungskorrektur. Er weist die erstatteten Positionen und die Umsatzsteuer darauf aus.

Ist nur eine Angabe falsch, etwa die Anschrift oder der Name des Kunden, wird die Rechnung berichtigt: entweder mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht und die richtige Angabe nennt (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder, wie in der Praxis üblich, mit einer Stornorechnung über den vollen Betrag und einer neuen Rechnung mit neuer Nummer. Die falsche Rechnung bleibt dabei im Archiv. Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du sie, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c UStG).

Kunden in anderen EU-Ländern

• Firmenkunden mit gültiger USt-IdNr.: Die Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei. Auf die Rechnung gehören beide USt-IdNrn. und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Prüfe die USt-IdNr. des Kunden vorher, zum Beispiel über das VIES-System der EU.
• Privatkunden: Liegen deine Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern über 10.000 € im Jahr, gilt die Umsatzsteuer des Ziellands. Abgerechnet wird dann meist über das OSS-Verfahren, und die Rechnung braucht den Steuersatz des Ziellands.
• Außerhalb der EU (zum Beispiel Schweiz): Ausfuhrlieferungen sind steuerfrei, mit entsprechendem Hinweis auf der Rechnung.

Shopify berechnet die Steuer an der Kasse. Ob sie zur Lieferung passt, solltest du vor dem Ausstellen der Rechnung prüfen. Ein häufiger Fehler sind 0 % Umsatzsteuer für eine Lieferung nach Deutschland, weil ein Produkt in Shopify nicht als steuerpflichtig markiert ist.

Aufbewahrung

Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren, unveränderbar und jederzeit lesbar. Bei E-Rechnungen zählt die XML-Datei, nicht nur das PDF. Bei einer Betriebsprüfung musst du die Belege maschinell auswertbar übergeben können.

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.