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ZUGFeRD für Shopify: E-Rechnungen als PDF mit XML

ZUGFeRD ist das E-Rechnungsformat, das für die meisten Shopify-Händler am besten passt: Der Kunde sieht ein normales PDF, und die Buchhaltungssoftware liest die Daten aus der eingebetteten XML. Was ein ZUGFeRD-Beleg enthalten muss, damit er als E-Rechnung zählt.

Was ZUGFeRD ist

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. ZUGFeRD ab Version 2 ist technisch gleich mit dem französischen Factur-X. Die XML folgt der europäischen Norm EN 16931 in der Syntax „Cross Industry Invoice“ (CII); dadurch erfüllt sie die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG.

Welche Profile als E-Rechnung zählen

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Angaben. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 reichen die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Ab dem Profil EN 16931 (früher COMFORT) aufwärts ist die Rechnung eine E-Rechnung. Achte bei jeder Lösung darauf, welches Profil sie erzeugt.

Woran du eine echte E-Rechnung erkennst

Ein PDF mit Logo ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist die eingebettete XML; ohne sie ist das PDF eine „sonstige Rechnung“.
Die XML nennt die Norm, etwa „urn:cen.eu:en16931:2017“ als Spezifikation.
Ein Prüfwerkzeug bestätigt sie, zum Beispiel ein Validator nach den Regeln der EN 16931 und der KoSIT; das PDF selbst sollte als PDF/A-3 gültig sein.
PDF und XML stimmen überein: gleiche Nummer, gleiche Beträge, gleiche Steuer.

Ein Dokument für Privat- und Firmenkunden

Privatkunden brauchen keine E-Rechnung, Firmenkunden ab 2027 bzw. 2028 schon. Mit ZUGFeRD musst du nicht unterscheiden: Der Privatkunde öffnet das PDF, die Firma liest die XML in ihr System ein. Für Behörden ist meist eine reine XML-Rechnung gefordert, die XRechnung.

Prüfung vor dem Versand

Eine fehlerhafte E-Rechnung kann der Empfänger zurückweisen, und sie erfüllt dann nicht die Pflicht. Sinnvoll ist deshalb, jede Rechnung vor dem Versand automatisch gegen die Norm zu prüfen und nur gültige Belege zu verschicken. Gutschriften und Stornorechnungen sind ebenfalls Rechnungen im Sinne der Norm und gehören genauso als E-Rechnung zum Kunden.

Archiv: Die XML ist maßgeblich

Bei einer hybriden Rechnung ist für die Finanzverwaltung der strukturierte Teil maßgeblich. Archiviere deshalb das PDF mit eingebetteter XML unverändert, acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b UStG, § 147 AO). Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.

Wann stattdessen XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber, also Bund, Länder und Kommunen, verlangen meist die XRechnung mit Leitweg-ID. Manche Firmen tun das auch. Dann bekommt der Kunde zusätzlich zur ZUGFeRD-Rechnung eine XRechnung. Die rechtlichen Fristen der E-Rechnungspflicht stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht für Shopify-Händler.

So macht es Billinski

Billinski erstellt zu jeder Shopify-Bestellung die Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931 und prüft jeden Beleg vor dem Versand gegen EN 16931 und PDF/A-3; nur gültige Belege gehen automatisch an den Kunden. Gutschriften und Stornorechnungen ebenso. Für Behörden gibt es zusätzlich die XRechnung. Alles liegt unverändert im Archiv. Preise ansehen · Fragen zur E-Rechnung

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. ZUGFeRD ist ein Standard des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).