Billinski · Ratgeber
XRechnung mit Shopify: Rechnungen an Behörden
Bestellt eine Schule, eine Stadtverwaltung oder eine Bundesbehörde in deinem Shop, kommt oft die Frage nach der XRechnung. Was das Format ist, wann du es brauchst, was es mit der Leitweg-ID auf sich hat und wie die Rechnung zur Behörde kommt.
Wann du eine XRechnung brauchst
Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen stellen (E-Rechnungsverordnung); die Länder haben eigene Regeln, viele verlangen ebenfalls die XRechnung. Auch manche Unternehmen, etwa große Konzerne oder Krankenhäuser, schreiben sie vor. Im normalen Geschäft mit Firmenkunden reicht ab 2027 bzw. 2028 auch eine ZUGFeRD-Rechnung; die XRechnung brauchst du dann, wenn der Kunde sie ausdrücklich verlangt.
Das Format: reines XML nach EN 16931
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, herausgegeben von der KoSIT. Sie ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil, aufgebaut nach EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Geschäftsregeln; aktuell ist Version 3.0. Viele Empfänger lesen sie in der Syntax CII oder UBL ein.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adresse der Rechnung innerhalb der Verwaltung: Sie sagt, welche Stelle die Rechnung bearbeitet. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung, in einem Format wie 991-12345-67. In der XRechnung steht sie im Feld Käuferreferenz (BT-10). Fehlt sie oder ist sie falsch, weist das Rechnungsportal die Rechnung zurück.
Weitere Pflichtangaben
- alle Angaben einer normalen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG,
- Telefon und E-Mail des Verkäufers als Kontakt,
- die Bankverbindung, wenn die Rechnung offen ist,
- bei Bedarf Bestell- oder Vertragsnummer des Auftraggebers.
Wie die XRechnung zur Behörde kommt
Bund und viele Länder nehmen Rechnungen über ihre Rechnungseingangsportale an, zum Beispiel ZRE oder OZG-RE beim Bund, teils auch über das Peppol-Netz oder per E-Mail. Welcher Weg gilt, steht in der Bestellung oder erfährst du bei der Stelle. Den Upload in ein Portal machst du mit deinem Zugang dort.
Archiv
Die XRechnung ist das Original. Bewahre die XML unverändert acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres auf (§ 14b UStG, § 147 AO), auch wenn du dem Kunden zusätzlich ein PDF schickst.
So macht es Billinski
Stell beim Kunden „ZUGFeRD und zusätzlich XRechnung“ ein und trag die Leitweg-ID als Käuferreferenz ein. Dann erstellt Billinski zu jeder Rechnung und Gutschrift dieses Kunden zusätzlich eine XRechnung 3.0, geprüft nach den Regeln der KoSIT, hängt sie an die Mail und bietet sie auf der Rechnungsseite zum Download an. Fehlen Telefon oder E-Mail deines Unternehmens, wartet die Bestellung mit einem Hinweis, statt eine ungültige XRechnung zu erzeugen. Den Upload in ein Behördenportal machst du selbst. Preise ansehen
Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.