Billinski · Ratgeber

Rechnungen an Firmenkunden mit Shopify

Verkaufst du auch an Unternehmen, gelten für die Rechnung mehr Regeln als bei Privatkunden: die USt-IdNr. muss geprüft sein, eine Lieferung in ein anderes EU-Land kann steuerfrei sein, Firmenkunden kaufen oft auf Rechnung, und ab 2027 kommt die E-Rechnungspflicht. Ein Überblick, was dazugehört.

Firmenkunden erkennen

Shopify unterscheidet nicht zuverlässig zwischen Privat- und Firmenkunden. Praktikabel sind drei Merkmale: eine Firma in der Rechnungsadresse, ein Kunden-Tag wie „b2b“ oder eine Markierung im Rechnungsprogramm. Auch eine USt-IdNr. im Checkout, etwa über ein Bestellattribut, ist ein klares Zeichen.

USt-IdNr. prüfen und das Ergebnis aufbewahren

Bevor du an einen Kunden in einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer lieferst, prüfst du seine USt-IdNr. Das geht über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern bzw. die EU-Datenbank VIES (§ 18e UStG). Das Ergebnis mit Datum gehört zu deinen Unterlagen, denn die Steuerfreiheit hängt an einer zum Zeitpunkt der Lieferung gültigen Nummer.

Lieferung an Firmen in anderen EU-Ländern

• Steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 b, § 6a UStG), wenn die Ware in ein anderes EU-Land gelangt und der Kunde eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet.
• Pflichtangaben: deine USt-IdNr. und die des Kunden sowie der Hinweis auf die Steuerfreiheit (§ 14a Abs. 3 UStG).
• „Reverse Charge“ ist dafür meist der falsche Begriff: Bei Warenlieferungen an EU-Firmen ist die Lieferung steuerfrei, der Kunde versteuert den Erwerb in seinem Land. Die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG betrifft andere Fälle, etwa bestimmte Dienstleistungen.
• Firmenkunden in Deutschland bekommen eine normale Rechnung mit 19 % oder 7 %.

Kauf auf Rechnung: Zahlungsziel, Bankverbindung, Käuferreferenz

Firmen bezahlen oft erst nach Rechnungseingang. Dann gehören Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum, deine Bankverbindung und der offene Betrag auf die Rechnung. Größere Kunden verlangen ihre Bestellnummer oder eine Käuferreferenz auf der Rechnung, sonst kann ihre Buchhaltung sie nicht zuordnen; in der E-Rechnung steht sie im Feld Käuferreferenz (BT-10). Viele Händler stellen Rechnungen an Firmenkunden deshalb erst nach einer kurzen Prüfung aus, statt automatisch beim Versand.

E-Rechnungspflicht ab 2027 und 2028

Für Rechnungen an inländische Unternehmen wird die E-Rechnung zur Pflicht (§ 14 Abs. 1 UStG): ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle; die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Ein PDF reicht dann nicht mehr, gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa ZUGFeRD oder XRechnung. Details im Ratgeber E-Rechnungspflicht für Shopify-Händler; Behörden verlangen meist eine XRechnung mit Leitweg-ID.

Fehler auf einer Rechnung korrigieren

Stimmen Anschrift, USt-IdNr. oder Bestellnummer des Kunden nicht, wird die Rechnung nicht geändert: Du stornierst sie und stellst sie korrigiert mit neuer Nummer neu aus. Wie das mit Erstattungen zusammenspielt, steht unter Gutschrift und Stornorechnung.

Was bei dir bleibt

• Zusammenfassende Meldung der innergemeinschaftlichen Lieferungen an das BZSt (§ 18a UStG), meist über deine Kanzlei.
• Belegnachweis, dass die Ware im anderen EU-Land angekommen ist (Gelangensbestätigung oder Versandnachweise nach der UStDV).
• Mahnwesen und Zahlungsabgleich offener Rechnungen.

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.