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Shopify DATEV-Export: Rechnungen und Gutschriften als Buchungsstapel

Shopify kennt Bestellungen, DATEV kennt Buchungen. Dazwischen fehlen Rechnungsnummern, Erlöskonten und die Belege selbst. Hier steht, was ein DATEV-Export aus Shopify enthalten sollte, wie die Konten je Steuerfall aussehen und was bewusst nicht hineingehört.

Bestellliste aus Shopify oder Buchungsstapel für die Kanzlei

Der Bestellexport von Shopify ist eine Tabelle mit Bestellungen, Positionen und Beträgen. Für die Buchhaltung fehlt fast alles, was die Kanzlei braucht: die Rechnungsnummer, das Erlöskonto je Steuerfall, das Lieferdatum, bei EU-Firmenkunden die USt-IdNr. und vor allem der Beleg. Teillieferungen, Erstattungen und Stornos müsste die Kanzlei aus der Tabelle selbst ableiten. Ein Buchungsstapel im DATEV-Format liefert dagegen fertige Buchungen, die die Kanzlei mit den Belegbildern in einem Schritt importiert.

Was im Buchungsstapel steckt

• Eine Buchung je Beleg und Steuersatz im DATEV-Format (CSV „EXTF“): Bruttobetrag, Soll oder Haben, Debitor, Erlöskonto, Belegdatum, Rechnungsnummer als Belegfeld, Lieferdatum.
• Rechnungen im Soll, Gutschriften im Haben. Eine Stornorechnung ist im Buchungstext als Storno erkennbar, damit die Kanzlei sie nicht für eine Erstattung hält.
• USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und der Steuersatz des Ziellands bei OSS-Umsätzen, damit Zusammenfassende Meldung und OSS-Erklärung stimmen.
• Die Belegbilder als PDF, benannt nach der Rechnungsnummer, im selben ZIP.

Konten je Steuerfall

Welche Erlöskonten deine Kanzlei verwendet, legt sie fest. Üblich sind diese Standardkonten; Billinski belegt die SKR03-Konten vor, und du passt sie einmal an:

Stimm die Konten vor dem ersten Export mit deiner Kanzlei ab, besonders wenn sie mit individuellen Konten oder Automatikkonten arbeitet.

Sammeldebitor oder eigener Debitor

Privatkunden laufen meist über einen Sammeldebitor, etwa 10000. Firmenkunden, die auf Rechnung kaufen, bekommen oft ein eigenes Debitorenkonto, damit offene Posten je Kunde sichtbar sind. In Billinski hinterlegst du das Debitorenkonto beim Kunden; alle anderen gehen auf den Sammeldebitor.

Rechnungen in Fremdwährung

Verkaufst du über Shopify Markets in Franken, Pfund oder Dollar, steht die Rechnung in der Währung des Kunden. DATEV bekommt die Buchung trotzdem in Euro, umgerechnet zum Kurs auf der Rechnung; Fremdbetrag und Kurs stehen als Zusatzinformation an der Buchung. Mehr dazu unter Rechnungen in Fremdwährung.

Was nicht in den Rechnungsexport gehört

Ein Rechnungsexport bucht Erlöse, keine Zahlungen. Auszahlungen von Shopify Payments, PayPal oder Klarna, deren Gebühren und der Abgleich offener Posten laufen über die Kontoauszüge oder spezialisierte Lösungen für Zahlungsanbieter; sie ergänzen den Rechnungsexport. Auch Eingangsrechnungen, etwa für Ware oder das Shopify-Abo, gehören nicht hinein.

Einrichtung und Ablauf im Monat

1. Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen und Beginn des Wirtschaftsjahres einmal eintragen.
2. Erlöskonten und Sammeldebitor mit der Kanzlei abstimmen.
3. Am Monatsende prüfen, dass keine Bestellung mehr auf eine Rechnung wartet, und den Export für den Monat erzeugen.
4. Die ZIP-Datei an die Kanzlei geben oder dort hochladen, wo sie es vorgibt.

Der Export ersetzt das Archiv nicht: Rechnungen und Gutschriften musst du acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 14b UStG). Für eine Betriebsprüfung gibt es den GoBD-Export mit allen Belegen, Prüfsummen und Audit-Log. Was du darüber hinaus mit deiner Kanzlei abstimmst, steht im Ratgeber Shopify und DATEV.

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. DATEV ist eine Marke der DATEV eG; Billinski ist nicht mit DATEV verbunden.