Billinski · Ratgeber

Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung mit Shopify

Bei Sonderanfertigungen, großen Bestellungen von Firmenkunden oder langen Lieferzeiten verlangen viele Händler einen Teil des Preises vorab. Steuerlich ist das kein Detail: Die Umsatzsteuer auf die Anzahlung entsteht schon mit der Zahlung, und die Schlussrechnung muss jede Anzahlung richtig abziehen. Wie das geht und was dabei häufig schiefläuft.

Wann eine Anzahlungsrechnung passt

Eine Anzahlungsrechnung brauchst du, wenn der Kunde vor der Lieferung einen Teil des Preises zahlt: 30 % bei Auftrag, der Rest bei Lieferung. Firmenkunden verlangen dafür eine ordentliche Rechnung, weil sie die Umsatzsteuer auf die Anzahlung schon als Vorsteuer abziehen wollen. Eine Proforma-Rechnung reicht dafür nicht: Sie ist ausdrücklich keine Rechnung und taugt nur als Zahlungsaufforderung, etwa bei Vorkasse über den ganzen Betrag.

Wann die Umsatzsteuer entsteht

Normalerweise entsteht die Umsatzsteuer mit der Lieferung. Bei Anzahlungen gilt eine Ausnahme: Erhältst du Geld, bevor du lieferst, entsteht die Steuer darauf mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Datum der Anzahlungsrechnung. Bleibt eine Anzahlungsrechnung unbezahlt, entsteht aus ihr auch keine Steuer. Dein Kunde kann die Vorsteuer abziehen, sobald er die Rechnung hat und gezahlt hat.

Was auf die Anzahlungsrechnung gehört

• Alle Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) mit einer Nummer aus deinem normalen Nummernkreis, siehe Rechnungen in Shopify.
• Klar als Anzahlungsrechnung erkennbar, mit Bezug auf Auftrag oder Bestellung und dem Hinweis, dass die Lieferung noch folgt.
• Statt des Lieferdatums der Tag, an dem die Anzahlung eingeht, wenn er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).
• Entgelt und Umsatzsteuer der Anzahlung, bei mehreren Steuersätzen aufgeteilt.

Ab 2027 bzw. 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Unternehmen im Inland auch für Anzahlungsrechnungen; die Norm EN 16931 kennt dafür eine eigene Rechnungsart. Mehr unter E-Rechnungspflicht für Shopify-Händler.

Die Schlussrechnung

Nach der Lieferung stellst du die Schlussrechnung über die ganze Leistung aus: alle Positionen mit vollem Entgelt und voller Umsatzsteuer. Davon ziehst du jede Anzahlung ab, über die du eine Rechnung mit Steuer ausgestellt hast, und zwar mit ihrem Entgelt und mit ihrer Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Übrig bleibt der Betrag, den der Kunde noch zahlt. Fehlt der Abzug, steht die Steuer auf die Anzahlung zweimal auf deinen Rechnungen, und du schuldest sie zusätzlich (§ 14c UStG), bis du die Schlussrechnung berichtigst.

Rechenbeispiel

Ein Firmenkunde bestellt Ware für 10.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer und zahlt 30 % an.

Mit Shopify umsetzen

Shopify selbst kennt keine Anzahlungsrechnung. Üblich ist: Du legst die Bestellung in Shopify an, zum Beispiel als Entwurf mit Zahlungsbedingungen, und stellst die Anzahlungsrechnung, solange die Bestellung noch nicht bezahlt ist. Die Schlussrechnung entsteht dann mit dem Versand oder von Hand. Wichtig ist, dass alle Belege derselben Bestellung zugeordnet sind, damit die Schlussrechnung die richtigen Anzahlungen abzieht und eine stornierte Anzahlungsrechnung nicht doch abgezogen wird. Einen Überblick über Firmenkunden, Zahlungsziel und USt-IdNr. gibt der Ratgeber Rechnungen an Firmenkunden.

In der Buchhaltung

Eine Anzahlung ist noch kein Erlös. Sie wird auf ein Konto für erhaltene Anzahlungen gebucht, in DATEV üblicherweise ein Automatikkonto, das die Umsatzsteuer gleich mitbucht: im SKR03 etwa 1718 bei 19 % und 1711 bei 7 %, im SKR04 3272 und 3260. Mit der Schlussrechnung wird der ganze Erlös gebucht und die Anzahlung von diesem Konto aufgelöst. Geht die Anzahlung erst in einem späteren Monat ein als die Rechnung, stimm mit deiner Kanzlei ab, in welchem Monat sie gebucht wird; steuerlich zählt der Zahlungseingang. Mehr unter DATEV-Export aus Shopify.

Typische Fehler

1. Proforma-Rechnung statt Anzahlungsrechnung: Der Firmenkunde kann keine Vorsteuer ziehen.
2. Anzahlungsrechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, obwohl die Lieferung steuerpflichtig ist.
3. Schlussrechnung über die ganze Leistung, ohne die Anzahlung mit ihrer Umsatzsteuer abzuziehen.
4. Anzahlung in der Voranmeldung im falschen Monat, weil das Rechnungsdatum statt des Zahlungseingangs zählt.
5. Anzahlung als Erlös gebucht statt auf erhaltene Anzahlungen.

Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.