Billinski · Ratgeber

Mehrere Shopify-Shops betreuen: Übersicht und DATEV-Monatsabschluss für Kanzleien

Kanzleien und E-Commerce-Agenturen betreuen oft eine ganze Reihe von Shopify-Händlern. Jeden Monat stellt sich dieselbe Frage: Sind alle Rechnungen und Gutschriften da, und wie kommen sie in den richtigen DATEV-Mandanten? Was Sie je Shop brauchen, wie der Zugang ohne Shopify-Konto funktioniert und wie der Monatsabschluss für alle Shops in einem Schritt gelingt.

Was bei Shopify-Mandanten im Monat fehlt

Shopify kennt Bestellungen, keine Buchungen. Viele Mandanten schicken deshalb eine Bestellliste, einzelne PDFs per Mail oder Zugangsdaten zum Shopify-Admin. Dann fehlen Rechnungsnummern, Erstattungen tauchen nicht auf, Teillieferungen und Firmenkunden aus dem EU-Ausland müssen von Hand nachgezogen werden, und jeder Shop liefert anders. Für die Kanzlei zählt etwas anderes: je Mandant ein vollständiger Buchungsstapel mit Belegbildern, rechtzeitig zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, und die Gewissheit, dass nichts fehlt.

Was Sie je Shop brauchen

Jeder Shop ist ein eigener Mandant mit eigenen Einstellungen. Einmal abgestimmt, gilt das für jeden Monat:

• Beraternummer und Mandantennummer, damit der Import im richtigen Mandanten landet.
• Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr: SKR03 oder SKR04, Beginn des Wirtschaftsjahres.
• Erlöskonten je Steuerfall: Inland, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, OSS, Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung. Welche Konten üblich sind, steht im Ratgeber DATEV-Export aus Shopify.
• Debitoren: ein Sammeldebitor für Privatkunden, eigene Debitorenkonten für Firmenkunden auf Rechnung.
• Zahlungsanbieter: auf Wunsch Verrechnungskonten für Shopify Payments, PayPal, Klarna und Stripe, wenn auch Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen mitkommen sollen.

Sitzt ein Mandant in Österreich, bekommen Sie denselben Buchungsstapel mit deutschen Kontenvorgaben; ob er sich in BMD oder RZL übernehmen lässt, prüfen Sie am besten an einem Beispielmonat. Mehr im Ratgeber Rechnungen in Österreich.

Zugang ohne Shopify-Konto

Sie brauchen kein Mitarbeiterkonto im Shopify-Admin Ihrer Mandanten. Der Mandant legt in Billinski unter Exporte einen Zugang für die Steuerberatung an: Name der Kanzlei, Ihre E-Mail-Adresse und eine Laufzeit von 30 Tagen, 90 Tagen oder einem Jahr. Über diesen Zugang sehen Sie die Exporte des Shops und die Vollständigkeitsprüfung je Monat und erstellen DATEV- und GoBD-Exporte selbst. Kundenliste und Einstellungen des Shops sehen Sie nicht.

Lieber ohne eigenes Zutun? Dann schickt Billinski den DATEV-Export des Vormonats an einem festen Tag als Link an die Kanzlei, mit dem Ergebnis der Vollständigkeitsprüfung. Das stellt der Mandant unter Einstellungen → DATEV ein.

Alle Shops in einer Übersicht

Betreuen Sie mehrere Shops mit Billinski, sehen Sie alle zusammen unter app.billinski.de/agentur. Sie melden sich dort mit der E-Mail-Adresse an, die Ihre Mandanten beim Zugang eingetragen haben. Ein Passwort gibt es nicht: Sie fordern einen Anmeldelink an, der 15 Minuten und nur einmal gilt.

• Je Shop die Vollständigkeit des Vormonats und des laufenden Monats, offene Aufgaben (Bestellungen zu prüfen, Rechnungen an Firmenkunden zu erstellen, überfällige Rechnungen) und die letzten Exporte.
• Ein Klick öffnet die Seite des Shops mit denselben Rechten wie der Zugang.
• Ihre Struktur: Tragen die Mandanten die Adresse der zuständigen Sachbearbeitung ein, sieht jede Person genau ihre Shops; eine gemeinsame Adresse bündelt alle.

Für Agenturen, die Shops einrichten und betreuen, ist die Übersicht ebenso nützlich: Sie sehen früh, wo Bestellungen auf eine Entscheidung warten, bevor der Monat endet.

Monatsabschluss mit einem Klick

Zum Monatsabschluss erstellen Sie in der Übersicht die DATEV-Exporte des Vormonats für alle Shops, die vollständig sind. Jeder Shop bekommt einen eigenen Export mit seiner Berater- und Mandantennummer und seinen Konten, genau so, als hätten Sie ihn einzeln erstellt. Sie laden die Exporte einzeln oder zusammen als ZIP herunter und lesen jeden im jeweiligen Mandanten ein, mit Buchungsstapel und Belegbildern.

Vollständig heißt: Jede versendete oder bezahlte Bestellung hat ihre Rechnung, jede Erstattung ihre Gutschrift, jeder Beleg ist als E-Rechnung geprüft, und die Nummern sind lückenlos. Ein Shop mit offenen Punkten bleibt beim Monatsabschluss außen vor, bis der Mandant sie erledigt hat; in der Übersicht sehen Sie, woran es hängt. Wer einen Shop trotzdem exportiert, findet die offenen Punkte in der README des Exports.

Widerrufbar und protokolliert

Die Kontrolle bleibt beim Mandanten. Ein Zugang endet mit seiner Laufzeit oder sofort, wenn der Mandant ihn widerruft; der Shop verschwindet dann mit dem nächsten Aufruf aus Ihrer Übersicht. Jeder Aufruf und jeder Export steht im Audit-Log des Shops. Die Belege selbst bleiben im unveränderbaren Archiv des Mandanten, acht Jahre lang; für eine Betriebsprüfung gibt es dort den GoBD-Export.

Checkliste für den Start

1. Mit dem Mandanten Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr und Erlöskonten abstimmen; er trägt sie unter Einstellungen → DATEV ein.
2. Der Mandant legt unter Exporte einen Zugang mit Ihrer E-Mail-Adresse an.
3. Unter app.billinski.de/agentur anmelden und prüfen, ob alle Shops erscheinen.
4. Einen Beispielmonat exportieren und probeweise einlesen, bevor der erste echte Abschluss ansteht.
5. Vor dem Monatsende offene Punkte je Shop mit den Mandanten klären.
6. Monatsabschluss erstellen und jeden Export im passenden Mandanten einlesen.

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Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. DATEV ist eine Marke der DATEV eG; Billinski ist nicht mit DATEV verbunden.