Billinski · Ratgeber

Rechnungen über Klaviyo und Shopify Flow verschicken

Bestellbestätigung, Versandmail und Bewertungsanfrage kommen bei vielen Shops aus Klaviyo, im Design der Marke. Nur die Rechnung kommt aus einem anderen System und sieht anders aus. So landet auch die Rechnung in deinem Klaviyo-Flow, worauf du dabei achtest und was du mit Shopify Flow automatisierst.

Warum die Rechnung über Klaviyo

Ein Absender, ein Design: Die Rechnungsmail sieht aus wie deine übrigen Mails und kommt von derselben Adresse.
Eigene Texte je Sprache oder Kundengruppe: Firmenkunden bekommen einen anderen Text als Privatkunden, Kunden in Frankreich einen französischen.
Alles an einem Ort: Öffnungen und Klicks stehen am Profil des Kunden neben allen anderen Mails.

Was Klaviyo bekommt

Damit Klaviyo eine Rechnung verschicken kann, braucht es ein Ereignis am Profil des Kunden: ein Event „Rechnung erstellt“ bzw. „Gutschrift erstellt“, sobald der Beleg ausgestellt ist. Darin stehen die Nummer, die Bestellung, das Datum, der Betrag mit Währung, die Sprache und ein Link zum Beleg; bei einer Gutschrift auch die Nummer der Rechnung, die sie korrigiert. Der Link führt zum Beleg und bietet ihn zum Herunterladen an. Ein PDF hängt Klaviyo an solche Mails nicht an; der Link ersetzt den Anhang.

Verbunden wird dein Klaviyo-Konto mit einem privaten Schlüssel, den du in Klaviyo unter den Einstellungen anlegst und der Events schreiben darf. Mehr Rechte braucht es nicht.

Den Flow in Klaviyo bauen

Zuerst eine Rechnung entstehen lassen, etwa mit einer Testbestellung: Das Event erscheint in Klaviyo erst, wenn es einmal angekommen ist.
In Klaviyo einen Flow anlegen und als Auslöser die Metrik „Rechnung erstellt“ wählen.
Eine E-Mail bauen und den Link zum Beleg als Button einsetzen: {{ event.link }}, die Rechnungsnummer mit {{ event.number }}.
Für mehrere Sprachen eine bedingte Aufteilung nach der Sprache aus dem Event einfügen.
Dasselbe für „Gutschrift erstellt“, wenn auch Gutschriften über Klaviyo gehen sollen.

Keine Verzögerung einbauen: Die Rechnung sollte kurz nach dem Versand ankommen, nicht erst Tage später.

Die eigene Rechnungsmail abschalten

Solange deine Rechnungs-App selbst Mails verschickt, bekäme der Kunde die Rechnung doppelt. Deshalb stellst du um, sobald der Flow in Klaviyo live ist und mit einer echten Bestellung funktioniert hat. Danach kommt jede Rechnung nur noch aus Klaviyo.

Einwilligung und Transaktionsmails

Eine Rechnung ist keine Werbung, sie gehört zum Kauf. Klaviyo behandelt Flow-Mails aber zunächst wie Marketing und überspringt Profile, die sich abgemeldet haben oder gesperrt sind. Damit wirklich jeder Käufer seine Rechnung bekommt, kennzeichnest du die Rechnungsmail im Flow als transaktional; Klaviyo prüft solche Mails und schaltet sie frei. Werbung, Gutscheine oder Produktempfehlungen gehören dann nicht in diese Mail, sonst ist sie keine reine Transaktionsmail mehr. Prüf die aktuellen Regeln dafür in der Hilfe von Klaviyo.

Shopify Flow: interne Abläufe automatisieren

Shopify Flow verschickt keine Mails an Kunden, eignet sich aber für alles, was intern nach einer Rechnung passieren soll. Billinski stellt drei Auslöser bereit:

„Rechnung erstellt“ und „Gutschrift erstellt“, mit Bestellung, Nummer, Betrag und Link: etwa die Bestellung taggen, große Rechnungen an die Buchhaltung melden oder eine Zeile in eine Tabelle schreiben.
„Bestellung zu prüfen“, mit dem Grund: etwa dein Team in Slack benachrichtigen oder eine Aufgabe anlegen, wenn eine Bestellung wegen der Steuer oder einer fehlenden Adresse wartet.

Die Auslöser findest du in Shopify Flow unter den Auslösern von Billinski, sobald die App installiert ist.

Was gleich bleibt

Die Mail ist nur der Transport. Der Beleg ist das PDF mit eingebetteter E-Rechnung im Archiv, egal ob die Mail aus Klaviyo, aus der App oder gar nicht kommt. Kunden finden ihre Rechnung zusätzlich in ihrem Shopify-Kundenkonto. Ohne E-Mail-Adresse des Kunden gibt es kein Profil und damit kein Event; solche Bestellungen behältst du im Blick.

Checkliste

Privaten Schlüssel in Klaviyo anlegen und in der Rechnungs-App verbinden.
Testbestellung versenden, bis das Event in Klaviyo erscheint.
Flow mit Link zum Beleg bauen, je Sprache, und als transaktional kennzeichnen.
Mit einer echten Bestellung prüfen, dann die eigene Rechnungsmail der App abschalten.
In Shopify Flow einen Ablauf für „Bestellung zu prüfen“ anlegen, damit nichts liegen bleibt.

So macht es Billinski

Unter Einstellungen → Klaviyo verbindest du dein Klaviyo-Konto; Billinski prüft den Schlüssel und speichert ihn verschlüsselt. Ab dann meldet es für jede geprüfte Rechnung „Rechnung erstellt“ und für jede Gutschrift „Gutschrift erstellt“ an das Profil des Kunden, mit Nummer, Bestellung, Betrag, Währung, Sprache und Link. Unter Einstellungen → Rechnungsstellung wählst du bei „Rechnung an Kunden“ „über Klaviyo“; dann schickt Billinski keine eigene Mail mehr, senden von Hand geht weiter auf der Rechnungsseite. Trennst du Klaviyo, gehen Rechnungen wieder per Mail von Billinski. In Shopify Flow stehen „Rechnung erstellt“, „Gutschrift erstellt“ und „Bestellung zu prüfen“ bereit. Preise ansehen · Fragen zu Klaviyo und Flow

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Stand Oktober 2026. Klaviyo ist eine Marke der Klaviyo, Inc.; Billinski ist nicht mit Klaviyo verbunden.